Quatre colonnes pour gérer votre projet de thèse

Vous rédigez une thèse, votre gestion du temps est insatisfaisante, et les listes de « to-do » ne vous aident pas? Comment structurer votre travail ? Comment garder une bonne vue d’ensemble? Grâce aux colonnes de la méthode Kanban, vous visualisez la progression de votre projet et maîtrisez ce que vous faites. Simple et efficace !

Quatre colonnes pour voir l’évolution de votre travail

La méthode Kanban (étiquette en japonais) a été prise au point par le japonais Taiichi Ōno pour Toyota en 1950. Elle visait une optimisation de la production afin de rivaliser avec ses concurrents.

Elle consiste à diviser un tableau en colonnes et à déplacer les tâches à accomplir de colonne en colonne.

Comment ça marche ?

Matériel

Il vous faut :

  • un tableau, physique ou virtuel – un pan de mur peut aussi bien faire l’affaire.
  • des cartes – ce peuvent être des carrés de papier ou des post-its, par exemple. Personnellement, j’aime travailler avec des cartes de couleur – je vous explique plus bas pourquoi.

Procédé

Il existe différentes variantes. Je vous présente la formule de base. Libre à vous de l’enrichir en fonction de vos besoins une fois que vous maitriserez les fondamentaux.

  • Divisez votre tableau en quatre colonnes comme sur l’illustration ci-dessus : IDEES – A FAIRE – EN COURS – FINI.
  • Notez les idées qui vous viennent dans la colonne IDEES.
  • Avant de transformer l’idée en action, traduisez-la en tâches.
  • Décomposez ce que vous voulez faire en tâches aussi petites et concrètes que possible.
  • Chaque tâche est inscrite sur une carte.
  • Placez alors toutes les cartes de tâches dans la colonne A FAIRE.
  • Quand vous commencez une tâche, placez-la dans EN COURS.
  • Une fois la tâche achevée, placez-la dans la colonne FINI.

Vous visualisez ainsi la progression de votre projet.

Les quatre colonnes

Afin de bien garder la maîtrise de votre travail et surtout de garder un intérêt pour votre tableau, il importe de faire attention à quelques détails que voici.

Colonne IDEES

  • Notez ici vos idées en vrac, au fur et à mesure qu’elles vous viennent à l’esprit.
  • A ce stade, ne les jugez pas. Ne les évaluez pas. C’est en interaction avec d’autres idées que souvent leur valeur vous apparaîtra : certaines seront exploitées, traduites en actions. D’autres au contraire resteront dans leur colonne et ne verront jamais le jour. Ou bien seront conservées pour un autre projet que votre thèse.
  • A éviter : accumuler les idées sans rien en faire. Il ne faut pas qu’elles se perdent dans la masse. Une fois par semaine au moins faites le tri: décidez de celles que vous allez traduire en actions – et transformez-les en tâches. Et retirez les autres. L’objectif de la méthode Kanban étant de garder une bonne vision d’ensemble, il faut avant tout éviter d’avoir du fouillis dans cette colonne.

Colonne A FAIRE

  • Au fur et à mesure qu’apparaissent des nouvelles tâches, vous les ajoutez dans la colonne A FAIRE (N.B. : toutes les tâches ne sont pas forcément précédées d’une idée : je dois écrire un courriel, je note la tâche directement.)
  • Vous n’avez pas besoin de décider d’emblée de leur  priorité : elles sont présentes, vous ne risquez pas de les oublier – vous pouvez les aborder quand vous le souhaiterez.
  • Vous pouvez aussi décider de regrouper certaines tâches qui sont reliées les unes aux autres pour les aborder dans un bloc de temps.
  • Certaines tâches restent des semaines, voire des mois dans cette colonne sans qu’il ne se passe rien. D’où l’intérêt de faire le tri dans cette colonne de temps en temps. Supprimez ce qui n’est plus d’actualité.

Colonne EN COURS

  • N’y placez que les cartes de ce qui est effectivement en cours.
  • Si cette colonne est remplie de tâches, c’est peut-être le signe que vous êtes en train de faire trop de choses en même temps –  et donc de vous éparpiller. Dans ce cas, il vaut mieux replacer quelques cartes dans A FAIRE.
  • Si une tâche reste longtemps dans la colonne EN COURS, ce peut être le signe qu’il y a un problème. Considérez-la et traitez-la, ou bien renvoyez-la dans la colonne EN COURS – ou, si elle est finie, poussez-la une colonne plus loin.

Colonne FINI

  • Quand une tâche est finie, elle va rejoindre les autres dans la colonne FINI : c’est toujours une joie de placer une carte dans cette colonne.
  • Vous n’imaginez pas le bien que ça fait de voir cette colonne se remplir ! En effet, en thèse, vous avez souvent tendance à voir tout ce qui reste à accomplir, moins ce que vous avez déjà accompli. Or constater tout ce que vous avez déjà fait vous donne du courage pour la suite. Aussi, cette dernière colonne, cultivez-la. Ne jetez pas ce qu’elle contient, elle vous montre tout ce que vous avez fait – et vous verrez que ce n’est pas peu !
  • Félicitez-vous chaque fois que vous placez une carte dans cette colonne. Vous verrez comme ça fait du bien!

Quel est l’intérêt de la méthode Kanban ?

En visualisant la progression de votre travail, vous le maîtrisez bien.

  • Vous avez une image concrète de tout ce que vous voulez faire
  • La possibilité d’ajouter des tâches – souvent non prévues – dans la colonne à faire garantit que vous ne les oublierez pas. Et vous pouvez décider du moment où vous les traiterez – vous pouvez être flexible tout en vous sentant en sécurité.
  • Vous voyez l’état d’avancement de vos travaux.
  • Vous réduisez les risques d’éparpillement, reconnaissable généralement à une accumulation de cartes dans la colonne EN COURS.
  • Vous prenez conscience de ce que vous avez accompli, ce qui vous donne du courage pour la suite.
  • Vous pouvez regrouper différentes tâches reliées les unes aux autres – elles peuvent être reliées thématiquement, elles peuvent aussi être reliées car étant toutes du même type. Vous pouvez par exemple décider de faire les  corrections orthographiques et grammaticales au fur et à mesure que vous écrivez. Mais vous pouvez aussi décider de corriger un ensemble de textes une fois dans la semaine, par exemple.
  • Ce faisant, vous pouvez réduire les délais.
  • Vous avez une bonne vue d’ensemble du travail à faire : vous pouvez anticiper les moments où vous aurez plus de tâches ou des tâches plus exigeantes à accomplir.
  • Vous pouvez décider des priorités.

Ma Kanban à moi

Je dresse une liste avec les tâches à réaliser et je définis les objectifs à atteindre dans la semaine en fin de semaine – vendredi soir ou samedi.

  • Je note tout ce que je dois faire – même sans rapport avec mon projet du moment : ce sont des tâches qui vont me prendre du temps, alors autant les programmer sur mon tableau.
  • Les tâches ayant une date-butoir sont datées.
  • Quand c’est possible, je note sur les cartes la durée estimée pour la réalisation de la tâche.
  • Je joue avec les couleurs : j’inscris les tâches qui prennent moins de cinq minutes (exemple : coup de fil à donner, réponse à un courriel) sur des cartes bleues.
  • Les tâches désagréables sont notées sur des cartes grises.

Comment je planifie ma journée avec ma Kanban

La veille au soir

  • Je prépare mon travail du lendemain.
  • Je place en haut les cartes que je vais attaquer le lendemain – tout en haut celles que je veux absolument traiter, ensuite celles que je pourrai traiter si j’ai le temps.
  • Je me fixe 3 à 5 tâches maximum – j’en rajoute le lendemain au fur et à mesure que les premières ont été accomplies.

Le jour même

  • J’actualise mes colonnes au fur et à mesure que mon travail progresse.
  • Quand c’est possible, je regroupe les cartes bleues – les tâches « 5 minutes » pour les traiter en série. Souvent, les matins où je n’ai pas envie de travailler, je commence par elles : souvent, le simple fait  de voir la colonne FINI se remplir me donne envie de continuer (oui, la motivation, ça tient parfois à peu de choses).
  • Quant aux cartes grises (les tâches désagréables), je n’en prévois qu’une à la fois – l’idéal étant : une par jour maximum. J’évite en tous cas de n’avoir que des cartes grises à traiter, car alors je risque de tout faire pour éviter mon bureau.

Applis Kanban

Pour ma part, je préfère les tableaux physiques. Cependant, il existe aussi des applications se basant sur la méthode Kanban. En voici trois proposant une formule gratuite :

Trello Ergonomique et attrayant – attention : il faut être organisé pour pouvoir l’utiliser. Sinon, c’est juste un transfert de chaos d’un espace à l’autre.

Click up . Une alternative à Trello, avec plus d’outils – là aussi, il faut bien définir ses besoins et maitriser les outils, sinon risque d’éparpillement garanti.

Kissflow : intéressant pour le travail collaboratif. Mêmes remarques que ci-dessus.

Mon conseil : si vous voulez tester la méthode Kanban, commencez avec un tableau physique. Une fois les principes intégrés, passer à une appli est chose aisée.

P.S.: Trouvez ce qui vous met en joie : c’est dans la joie que vous êtes le plus efficace!

  • 03/05/2021

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