Sie schreiben eine Abschlussarbeit, Ihr Zeitmanagement ist jedoch unbefriedigend, und „To-Do“-Listen helfen Ihnen nicht weiter? Wie können Sie Ihre Arbeit strukturieren? Wie behalten Sie den Überblick? Dank der Spalten der Kanban-Methode visualisieren Sie den Fortschritt Ihres Projekts und kontrollieren, was Sie tun. Einfach und effektiv!
Vier Spalten, um den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen
Die Kanban-Methode (japanisch für visuelles Signal oder Etikett) wurde 1950 vom Japaner Taiichi Ōno für Toyota entwickelt. Sie zielt darauf ab, die Produktion zu optimieren und flexibel anzupassen, und nicht zuletzt auch, mit der Konkurrenz wetteifern zu können.
Diese Methode besteht darin, eine Tabelle in Spalten zu unterteilen und die zu erledigenden Aufgaben von Spalte zu Spalte zu verschieben.
Wie funktioniert es?
Das Material
Sie benötigen:
- eine Tafel, physisch oder virtuell – auch ein Stück Wand kann den Zweck erfüllen.
- Karten – dies können z. B. Karteikarten oder Post-its sein. Ich persönlich arbeite gerne mit farbigen Karten – warum, erkläre ich weiter unten.
Verfahren
Es gibt verschiedene Varianten der Kanban-Methode. Ich stelle Ihnen die Grundform vor. Sobald Sie die Grundlagen beherrschen, können Sie sie nach Ihren Bedürfnissen erweitern.
- Teilen Sie Ihre Tabelle wie in der Abbildung oben in vier Spalten auf: IDEEN – ZU TUN – IN ARBEIT – FERTIG.
- Schreiben Sie die Ideen und Gedanken, die Ihnen einfallen, auf Karten und fügen Sie sie in die Spalte IDEEN ein.
- Bevor Sie die Idee in die Tat umsetzen, formulieren Sie daraus Aufgaben.
- Zerlegen Sie das, was Sie tun möchten, in möglichst kleine und konkrete Aufgaben.
- Jede Aufgabe wird auf eine Karte geschrieben.
- Sortieren Sie dann alle Aufgabenkarten in die ZU-TUN-Spalte ein.
- Wenn Sie mit einer Aufgabe anfangen, platzieren Sie sie in die Spalte IN ARBEIT.
- Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, setzen Sie die entsprechende Karte in die Spalte FERTIG.
So können Sie den Fortschritt, die einzelnen Arbeitsschritte Ihres Projekts visualisieren.
Die vier Spalten
Um die Kontrolle über Ihre Arbeit und vor allem das Interesse an Ihrer Tafel zu behalten, ist es wichtig, auf einige Details zu achten.
Spalte „IDEEN“
- Schreiben Sie Ihre Ideen in loser Folge auf Ihre Karten, so wie Sie Ihnen in den Sinn kommen.
- Beurteilen Sie sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Bewerten Sie sie nicht. Ihr Wert wird sich häufig erst im Zusammenspiel mit anderen Ideen zeigen: Einige werden benutzt, also in Taten umgesetzt. Andere hingegen werden in der IDEEN-Spalte stecken bleiben und nie verwirklicht – also niemals das Licht der Welt erblicken. Oder sie werden für ein anderes Projekt als Ihre Abschlussarbeit aufbewahrt.
- Vermeiden Sie: Ideen anzuhäufen, ohne etwas zu tun. Sie sollten sich nicht in der Menge der Ideen verlieren. Sortieren Sie sie mindestens einmal pro Woche: Entscheiden Sie, welche Sie in Aktionen umsetzen – und in Aufgaben verwandeln. Und entfernen Sie die anderen. Da das Ziel der Kanban-Methode darin besteht, einen guten Überblick zu behalten, vermeiden Sie ein Durcheinander der Ideen-Karten in dieser Spalte.
Spalte „ZU TUN“
- Wenn neue Aufgaben auftauchen, schreiben Sie sie auf Karten und fügen diese der ZU-TUN-Spalte hinzu (Achtung: Nicht allen Aufgaben geht notwendigerweise eine Idee voraus: Muss eine E-Mail geschrieben werden, schreibe ich die Aufgabe direkt auf.)
- Sie müssen sich nicht sofort für deren Priorität entscheiden: Sie sind da, Sie werden sie nicht vergessen – Sie können sie angehen, wann immer Sie wollen.
- Sie können auch bestimmte Aufgaben gruppieren, die miteinander verbunden sind, um sie in einer bestimmten Zeiteinheit zu bewältigen.
- Manche Aufgaben-Karten bleiben wochen- oder sogar monatelang in dieser Spalte, ohne dass etwas passiert. Deshalb ist es eine gute Idee, diese Rubrik von Zeit zu Zeit zu durchforsten. Entfernen Sie, was nicht mehr relevant ist.
Spalte „IN ARBEIT“
- Legen Sie hier nur die Karten ab, die tatsächlich in Bearbeitung sind.
- Wenn diese Spalte mit Aufgaben gefüllt ist, kann das ein Zeichen dafür sein, dass Sie zu viele Dinge auf einmal tun – und sich deshalb zu sehr verausgaben. In diesem Fall ist es am besten, einige Karten zurück in die ZU-TUN-Spalte zu verschieben.
- Wenn eine Aufgabe-Karte längere Zeit in der Spalte ZU TUN bleibt, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass es ein Problem gibt. Beschäftigen Sie sich damit, oder schieben Sie sie zurück in die Spalte ZU TUN – oder, wenn sie abgeschlossen ist, verschieben Sie die Karte eine Spalte weiter.
Spalte „FERTIG“
- Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird die entsprechende Karte zu den anderen in der Spalte FERTIG hinzugefügt: Es ist immer eine Freude, ein befriedigendes Erlebnis, eine Karte in diese Spalte abzulegen.
- Sie können sich nicht vorstellen, wie gut es sich anfühlt, wenn sich diese Spalte mit Karten füllt! Tatsächlich neigt man in der Abschlussarbeit oft dazu, alles zu sehen, was noch zu erreichen ist, und weniger das, was man bereits erreicht hat. Aber zu betrachten, was man schon geschafft hat, macht Mut für die Zukunft, für die nächsten Aufgaben. Pflegen Sie also diese letzte Spalte. Werfen Sie nicht weg, was darin ist: Es zeigt Ihnen, was und wieviel Sie bereits getan haben – und Sie werden feststellen, dass es nicht wenig ist!
- Gratulieren Sie sich jedes Mal, wenn Sie eine Karte in diese Spalte ablegen. Sie werden sehen, wie gut es sich anfühlt!
Worin besteht der Vorteil der Kanban-Methode?
Visualisieren Sie den Fortschritt Ihrer Arbeit, verfügen Sie über eine gute Kontrolle und verlieren nicht die Übersicht.
- Sie haben ein konkretes Bild von allem, was Sie tun möchten.
- Die Möglichkeit, – oft ungeplante – Aufgaben zur ZU-TUN-Spalte hinzuzufügen, sorgt dafür, dass Sie diese nicht vergessen. Und Sie können selbst entscheiden, wann Sie sich damit beschäftigen wollen – Sie können flexibel sein und sich trotzdem sicher fühlen.
- Sie sehen den Fortschritt Ihrer Arbeit.
- Sie reduzieren das Risiko eines lähmenden Staus, meist erkennbar an einer Anhäufung von Karten in der Spalte IN ARBEIT.
- Ihnen wird bewusst, was Sie erreicht haben, und das macht Ihnen Mut für die Zukunft.
- Sie können verschiedene verwandte Aufgaben gruppieren – sie können thematisch verknüpft oder auch vom gleichen Typ sein. Sie können beispielsweise direkt beim Schreiben Rechtschreib- und Grammatikkorrekturen vornehmen. Oder Sie können sich aber auch entscheiden, beispielsweise einmal pro Woche eine Reihe von Texten zu korrigieren.
- Auf diese Weise können Sie Verzögerungen reduzieren.
- Sie haben einen guten Überblick über die zu erledigende Arbeit: Sie können voraussehen, wann Sie mehr oder anspruchsvollere Aufgaben zu erledigen haben.
- Sie können über die Prioritäten entscheiden.
Mein eigenes Kanban
Am Ende der Woche – Freitagabend oder Samstag – erstelle ich eine Liste mit den zu erledigenden Aufgaben und setze mir Ziele für die Woche.
- Ich schreibe alles auf, was ich zu tun habe – auch wenn es nichts mit meinem aktuellen Projekt zu tun hat: Das sind Aufgaben, die Zeit brauchen, also kann ich sie auch auf meiner Tafel einplanen.
- Aufgaben mit einer Frist werden von mir datiert.
- Wenn möglich, vermerke ich auf den Karten die geschätzte Zeit für die Erledigung der Aufgabe.
- Ich spiele mit Farben: Aufgaben, die weniger als fünf Minuten in Anspruch nehmen (Beispiel: Telefonat, Antwort auf eine E-Mail) schreibe ich auf blaue Karten.
- Unangenehme Aufgaben werden auf grauen Karten vermerkt.
Wie ich meinen Tag mit Kanban plane
Am Vorabend
- Ich bereite meine Arbeit für den nächsten Tag vor.
- Ich lege die Karten, die ich am nächsten Tag abarbeiten werde, oben ab – an erster Stelle die, die ich unbedingt erledigen möchte, darunter die, an denen ich arbeiten kann, wenn ich Zeit habe.
- Ich setze mir maximal drei bis fünf Aufgaben – am nächsten Tag füge ich weitere hinzu, wenn die ersten erledigt sind.
Am entsprechenden Tag
- Ich aktualisiere meine Spalten, während meine Arbeit voranschreitet.
- Wenn möglich, sortiere ich die blauen Karten – die „5-Minuten“-Aufgaben – in einer Gruppe, um sie nacheinander zu bearbeiten. Oft beginne ich an Morgen, an denen ich keine Lust habe zu arbeiten, mit ihnen: Ich will einfach weitermachen, weil sich die FERTIG-Spalte füllt (ja, für die Motivation kommt es manchmal nur auf ein paar kleine Dinge an). Die einfache Tatsache, die Spalte FERTIG gefüllt zu sehen, bringt mich oft dazu, weiterzumachen (ja, Motivation ist manchmal eine kleine Sache).
- Was die grauen Karten (unangenehme Aufgaben) angeht, plane ich immer nur eine auf einmal, eine nach der anderen – idealerweise höchstens eine pro Tag. Auf jeden Fall vermeide ich es, nur graue Karten zu bearbeiten, weil ich dann riskiere, alles zu tun, um mein Büro zu meiden.
Kanban-Apps
Ich für meinen Teil bevorzuge physische Boards. Es gibt aber auch Apps, die auf der Kanban-Methode basieren. Hier sind drei Onlineanbieter, die ein kostenloses Paket anbieten:
Trello: Ergonomisch und attraktiv – Hinweis: Sie müssen organisiert sein, um es verwenden zu können. Ansonsten ist es nur eine Übertragung von Chaos von einem Raum in einen anderen.
ClickUp: Eine Alternative zu Trello, mit mehr Tools – auch hier müssen Sie Ihre Bedürfnisse definieren und die Werkzeuge beherrschen, sonst sind Sie am Ende verwirrt.
Kissflow: Interessant für kollaboratives Arbeiten. Gleiche Bemerkungen wie oben.
Mein Rat: Wenn Sie die Kanban-Methode testen möchten, beginnen Sie mit einer physischen Tafel. Sobald die Prinzipien integriert sind, ist der Wechsel zu einer App einfach.
Sie sind jetzt dran! Viel Erfolg!